デジタルペーパーを活用したペーパーレス・DX化

ペーパーレス

ペーパーレス化推進とは

「ペーパーレス化」とは、さまざまな紙の資料や文書を減らし生産性向上を図る取り組みです。

わたしたちの現場ではまだまだ多くの紙を使用した業務がたくさん存在しています。
紙の資料・文書を削減し、デジタル・IoT化することは情報の検索性を高め、業務効率を高める効果がありますが、「ペーパーレス」の対象は広いため、現実的にはなかなか検討が進みにくい取り組みでもあるようです。

「ペーパーレス化」を進める上で大切なのは、なぜペーパーレス化をおこなうのか、現状の課題は何か、の理解が重要です。
ペーパーレス化は、紙媒体をそのまま電子化するのではなく、業務そのものを変え、効率化していく取り組みとなります。
そのため、目的を明確にした上で会社・経営層がイニシアティブをとりリードすることで、全社的な取り組みとしてペーパーレス化を推進することが成功のカギとなります。

ペーパーレスのメリット

情報整理に費やす時間とコストの削減
情報共有や検索がスピーディーに
情報が見える化され、申請や報告がタイムリーかつスピーディーに
情報漏洩、紛失防止により情報セキュリティ強化
紙代・印刷代・保管スペースなどコスト削減
環境保護（CO2削減）・SDGsに取り組む企業としてイメージが向上

ペーパーレス化が進まない理由

ペーパーレスが進まない背景には従来業務スタイルに依存し、現場からのペーパーレス化への反発があります。

背景①：紙でのワークフローがディフォルトになっている

紙帳票での提出・保管・配布する規定がある。しかし現在、法律的な観点では例外を除きあらゆる書類は電子化が許されています。
そのため、大抵の帳票についてはデジタル化をおこなうことができると言えます。

背景②：慣れ親しんできた現場オペレーションが変わることへのストレス

長年の紙業務でのオペレーションに慣れていた場合、デジタル化した文書での新しい業務に抵抗を感じる人は多くいます。
ペーパーレス化を進めていくには、ペーパーレス化が誰のメリットになるのか、誰にとってのや安全性につながるのかなどしっかりした理解と周知していくことが重要です。

ペーパーレス化の推進ポイント

コスト削減や業務効率化など大きなメリットが見込まれるペーパーレス化。
ペーパーレス化推進でメリットを最大限得るためのポイントを押さえておきましょう。

ペーパーレス化は強いリーダーシップの元での推進が鍵となります。
変革への必要性を社内へ浸透させていくことが大切です。
ペーパーレス化のメリットを享受するために最も重要なのが、現場の従業員の理解です。
ペーパーレス化・DX化が現場で働く人々にメリットがあることを体感できる仕組み作りが必要です。

ペーパーレス化の必要性を社内へ浸透させることで、スムーズに紙からデジタルへ移行することができるでしょう。
弊社のデジタルペーパーはペーパーレス化を進める上で非常に親和性の高いデバイスです。
PDF形式のファイルを扱うため、従来現場で使用していた紙の帳票のフォント、帳票の体裁をそのまま電子化して使用できるため、慣れ親しんできた帳票をそのまま活用し、且つ紙ではできなかったデータエントリーがPDFフォーム活用により可能になります。

DX化推進

産業分野におけるDX化とは？

DX（デジタルトランスフォーメーション）は広い意味を持つ言葉です。
明確な定義はありませんが、日本においては経済産業省により「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義しています。

現在の産業分野では、ITツールの導入やIoT・AIといったデジタル技術を活用したDXが進められおり、デジタル技術を活用して業務効率を向上させたり、顧客ニーズに対応した製品・サービスを生み出したりできる点が、産業分野でDXに取り組むメリットと
いえるでしょう。

DX推進はまずは現場帳票の電子化

産業分野でDXを実現するためには、現場で発生する情報を最大限に活用していくことが必要です。
しかし多くの現場では以下のような情報が紙の現場帳票に記録され、有効に活用できていないという課題があります。

【紙の現場帳票例】

設備や作業者の稼働状況
生産日時や生産数などの生産実績
不良数や不良内容といった品質記録
作業手順や製造条件といったノウハウ
設備の点検やメンテナンスなどの保全記録

紙の現場帳票には「扱いやすい・書きやすい」といった大きなメリットがあり、さまざまな産業分野の現場は各種帳票を駆使してモノづくりを行ないノウハウを蓄積してきました。その反面で、現場帳票が複雑になってしまい、システム化を難しくしているという現状があります。
現場帳票には、現場のノウハウが膨大に集約されています。現場帳票の電子化に取り組み、現場で発生する情報を有効に活用できるようになれば、その情報は企業にとっての価値ある大きな資産となり新たなビジネスのサービスモデルの足掛かりにつながることでしょう。

現場帳票を電子化：デジタルペーパーを活用の薦め

データを活用しやすくなる

紙の現場帳票に書かれている情報は、あたりまえですがその紙を見なければ分かりません。
そのため、何か調べ物をしたいと思った際に帳票を探す手間が発生してしまいます。また、紙の破損や紛失によって貴重なノウハウが失われてしまう恐れもあります。
しかし、現場帳票を電子化してデータとして保管しておけば、知りたい情報を検索してすぐに活用できます。集計やAI分析も上位システム側で容易に行えるため、過去の生産実績を分析して問題点を見つけ出し、改善していくことも可能です。
現場帳票に蓄積されたノウハウを有効に活用していけば、現場業務のDXメリットが享受できることでしょう。

タイムリーに且つリアルタイムに情報共有できる

たとえば現場での生産実績が紙の現場帳票に書かれていると集計するまで現場の状況が分かりません。何らかのトラブルが発生していても、その事実を管理者以外の人が知るのは夕方や翌日の集計後になってしまう恐れもあり組織全体としての素早い対処ができなくなってしまいます。
しかし、現場帳票を電子化していれば、作業者が記録すると同時に情報共有されるため、管理者や関係者が現場の状況をリアルタイムに把握できるようになります。トラブルが発生しても素早く適切な対処ができるため、生産の遅れによる納期遅延や不良品の発生を防止することが可能です。

コストを削減できる

【紙の現場帳票を使った運用でかかるコスト】

集計のための転記作業や二重入力にかかる工数
紙を探したり、仕分けしたりする工数
紙を印刷するコスト
保管場所の確保や管理にかかるコスト
郵送やFAXにかかるコスト

現場の管理にかかるコストが削減されれば利益率が向上し、企業の競争力を高めることに貢献できることでしょう。